Força-tarefa digitalizou mais de 10 milhões de páginas de processos físicos no Paraná

Por Redação em 24/07/2021 às 11:16:08

No Tribunal de Justiça do Paraná (TJPR), a 1ª Vice-Presidência se deparou com um problema que há muito atrapalhava os trabalhos: a enorme quantidade de processos físicos. Eram mais de 25 mil autos armazenados em um depósito na cidade de Pinhais (PR), na região metropolitana de Curitiba.

Para digitalizar todo o acervo de recursos físicos em tramitação e sobrestados no âmbito da 1ª Vice-Presidência e incluir no sistema de tramitação processual, o Projudi, foi criado o Projeto de Digitalização do Acervo de Recursos Físicos (Prodarf), que recentemente foi aprovado pelo Plenário do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) para compor o Portal de Boas Práticas do Poder Judiciário.

O desembargador Luiz Osório Panza, que foi assessor na 1ª Vice-Presidência, lembra que ficou inviável armazenar aquele alto volume de papéis. "A ideia era digitalizar todos os processos que estavam em Pinhais, porque já estava difícil ir até lá sempre que precisava de qualquer processo. Além disso, o lugar estava insalubre, era muito difícil lidar com aquele tanto de material."

Quando o Prodarf foi criado, tinha tempo de vida pré-estabelecido. A ideia inicial era colocar todos os processos no sistema e finalizar a iniciativa. Mas os benefícios da prática foram notados e os desafios foram aumentando.

A indexação dos processos físicos durou de julho de 2019 a outubro de 2020. Na sequência, foram digitalizados os processos físicos em trâmite na 1ª Vice-Presidência. Posteriormente, foram colocados no sistema os autos físicos que tramitavam na divisão de recursos dos Tribunais Superiores do departamento judiciário do Paraná, e finalmente, os anexos físicos das Câmaras Cíveis do TJPR.

"Hoje, o Prodarf está alimentando o Projudi com os últimos 850 processos que faltam. O programa deve acabar no segundo semestre deste ano. Depois disso, vamos aproveitar todo o material humano do projeto, estagiários e a coordenadora Heloísa em outras lotações do tribunal", conta Panza.

Força-tarefa

Heloísa Cristine Lima Neves era estagiária de pós-graduação. Em junho de 2019, foi contratada e assumiu a coordenação do Prodarf, onde está até hoje. "A gente não sabia nem por onde começar quando resolveu digitalizar tudo", lembra. "O diferencial foi sem dúvidas o trabalho em equipe."

Para digitalizar 30.409 processos, com 54.373 volumes e mais de 10 milhões de páginas, o Tribunal montou uma verdadeira força-tarefa. No auge do processo de digitalização, a equipe contava com cerca de cem estagiários e estagiárias, entre estudantes do ensino médio e da pós-graduação.

Hoje, com todo o trabalho quase finalizado, a equipe está bem reduzida e conta com Heloísa e três estudantes. A coordenadora avalia que todas as pessoas que passaram pela equipe evoluíram de alguma forma. "Foi um crescimento inimaginável para todos. Alguns alunos do ensino médio que eram estagiários, saíram falando que queriam fazer Direito."

"Os estagiários foram um jeito que a gente encontrou para driblar a escassez de servidores. Esse artificio resolveu nosso problema com pessoal", conta Josmar Ambrus, chefe de gabinete da 1ª Vice-Presidência.

Inesperado

O Prodarf serviria para organizar o Tribunal e os autos. O que ninguém esperava é que garantiria o funcionamento da Vice-Presidência. Isso porque, durante a pandemia do novo coronavírus (Covid-19), foi a prática que garantiu um bom funcionamento do sistema mesmo com o trabalho remoto. "O projeto ajudou na pandemia porque, como colocou tudo dentro do Projudi, os processos tramitavam digitalmente. Não precisava ir lá no depósito pegar", explica Ambrus.

Heloísa também destaca a prática durante a pandemia. "Um dos benefícios do Prodarf foi ter possibilitado o teletrabalho para os servidores que estavam em casa", comemora. E isso beneficiou tanto as equipes do TJPR, como as próprias partes, representantes e membros do Ministério Público e da Defensoria Pública.

E este não foi o único ponto positivo do projeto. As equipes do Tribunal destacam a celeridade processual, que reduziu extravio de autos e aumentou a transparência processual e a economia com encargos de logística de transportes dos autos, armazenamentos e taxas de desarquivamento.

Saiba mais sobre o Prodarf no Portal de Boas Práticas do Judiciário

João Carlos Teles
(sob supervisão de Márcio Leal)
Agência CNJ de Notícias

Essa matéria faz parte de um especial do CNJ que vai apresentar as três boas práticas aprovadas na 334ª Sessão Ordinária do Plenário, em 29 de junho. As práticas A Biblioteca vai ao TRT2, Espaço de Trabalho Compartilhado (Coworking) e Projeto de Digitalização do Acervo de Recursos Físicos (Prodarf) servem para aprimorar os serviços do Judiciário e podem ser replicados por outros tribunais em todo o país.

Fonte: CNJ

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